KYOCERA Document Solutions
Die elektronische Rechnung wird Pflicht - bist du vorbereitet?
Seit dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmen in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen, ab Januar 2026 wird dann auch der Versand verpflichtend. Du benötigst Unterstützung bei der Auswahl und Implementierung einer passenden E-Rechnungs-Software? Wir helfen dir dabei, diese Anforderungen rechtzeitig umzusetzen. Mit unseren Rechnungseingangs- und Archivierungslösungen machen wir dich "ready" für die E-Rechnungspflicht!
Die Vorzüge der E-Rechnung
Auch wenn die Implementierung einer E-Rechnungs-Software von Unternehmen mit Aufwand verbunden ist, bringt die Verpflichtung auch eine Reihe von Vorteilen mit sich.
- Mehr Effizienz
- Mehr Sicherheit
- Weniger Kosten
Was ist die E-Rechnungspflicht?
Im Rahmen der E-Rechnungspflicht werden Unternehmen gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen erstellen und empfangen zu können. In Deutschland ist ab dem 1. Januar 2025 der Empfang von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend. Eine Übergangsfrist von zwei Jahren erlaubt es aber allen, bis zum 31. Dezember 2026 noch Papier- und elektronische Rechnungen im sonstigen Format zu verwenden, sofern der Empfänger zustimmt. Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro ist eine verlängerte Übergangsfrist bis zum 31. Dezember 2027 vorgesehen.
Wie ist die E-Rechnungspflicht entstanden?
Die E-Rechnungspflicht in Deutschland hat sich schrittweise entwickelt. Bei öffentlichen Aufträgen im B2G-Umfeld (Business to Government) ist die elektronische Rechnung infolge der EU-Richtlinie 2014/55/EU im Gegensatz zum B2B-Umfeld bereits seit November 2020 Pflicht. D. h. jedes Unternehmen, das Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellt, muss die Standards XRechnung oder ZUGFeRD einhalten. Die EU-Richtlinie verpflichtet alle Mitgliedstaaten der Europäischen Union, die elektronische Rechnungsstellung für öffentliche Auftraggeber zu ermöglichen.
Ein weiterer Schritt war das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024, das umsatzsteuerrechtliche Regelungen zur E-Rechnung im B2B-Bereich enthält, um die Digitalisierung in Deutschland voranzutreiben und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Darüber hinaus soll die Umstellung auf elektronische Rechnungen den grenzüberschreitenden Umsatzsteuerbetrug vermeiden.
Wie funktioniert die E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegt statt auf Papier oder als PDF-Datei. E-Rechnungen werden im standardisierten, digitalen Format XML erstellt, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Da die Daten strukturiert und maschinenlesbar sind, kann die Rechnung vom Empfänger automatisch weiterverarbeitet werden, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist. Der gesamte Prozess der Rechnungsstellung erfolgt digital mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Weder das Einscannen noch manuelles Eingeben von Daten sind dabei erforderlich. Durch die Automatisierung steigern Unternehmen ihre Effizienz in der Rechnungsbearbeitung und können gleichzeitig Fehler bei der Rechnungsstellung vermeiden.
UNSER SERVICE
Wenn du dein vorhandenes Rechnungsprogramm erweitern oder ein neues E-Rechnungs-Tool implementieren möchtest - wir helfen dir gerne weiter.
- Du nutzt bereits Drucker oder MFP von Kyocera?
- Du nutzt die Rechnungssoftware eines Drittanbieters?
- Du hast schon eine DMS-Lösung von Kyocera im Einsatz?
Kyocera E-Rechnung - Von der Kür zur Pflicht | Infomarkt Sonderausgabe
Ab 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend, ab Januar 2026 dann auch der Versand. Die E-Rechnung ermöglicht automatisierte Workflows, reduziert manuelle Eingriffe und senkt Kosten. Kyocera bietet flexible Lösungen, um Unternehmen bei der Einführung zu unterstützen. In der aktuellen Infomarkt Sonderausgabe erhälst du alle wichtigen Informationen rund um das Thema E-Rechnung.
Hier kannst du Kontakt zu uns aufnehmen.
Mit unserem Dokumentenmanagement-System kannst du die Anforderung der E-Rechnungspflicht problemlos umsetzen. Für ein persönliches und unverbindliches Beratungsgespräch fülle einfach das Formular aus
Podcast: E-Rechnung kompakt erklärt!
Der neue #CTVInside Podcast von CTV GmbH Zwickau beleuchtet aktuelle IT-Trends. In der aktuellen Episode erklärt Rolf Kestner von Kyocera die E-Rechnung und den digitalen Rechnungseingang kompakt und verständlich.
E-Rechnung erstellen mit den Lösungen von Kyocera
Mit den Dokumentenmanagement-Lösungen von Kyocera kannst du deine Dokumentenprozesse schnell und einfach professionalisieren. Zum Beispiel den Empfang, die Prüfung und Archivierung von Rechnungen und Verträgen oder auch die Organisation von Personal oder Fuhrpark. Wir beraten dich gerne über die Möglichkeiten. Und die Implementiernug der E-Rechnungssoftware setzen wir gleich mit um.
Unser Angebot für dich
Mit unseren Dokumentenmanagement-Systemen kannst du die neue Anforderung ganz easy umsetzen. Wir haben für dich ein Paket zusammengestellt, damit du dir keine Gedanken machen musst und dich schnell und einfach „E-Rechnung ready“ machen kannst. Das ist für dich drin:
- Visualisierung und Archivierung aller elektronischen Rechnungen
- Korrektes Einlesen und Übertragung von xml-Rechnungen in dein Buchhaltungssystem
- immer die neuesten Updates im Fall von Aktualisierungen des E-Rechnungsstandards
Fristen für die E-Rechnung
Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen und verarbeiten können. Für den Versand von Papierrechnungen oder anderen elektronischen Formaten gibt es Übergangsfristen bis zum 31. Dezember 2026. Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben eine verlängerte Frist bis Ende 2027.
Die Einführung der E-Rechnung erfordert zwar einen gewissen Aufwand, doch der Mehrwert stellt sich rasch ein. Auch für kleinere Unternehmen lohnt sich die Umstellung auf eine Lösung von Kyocera.
Frank Krollfeiffer, Vertriebsleiter DMS/ECM
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur E-Rechnungspflicht
- Finde hier die Antworten:
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem digitalen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird.
Ab Januar 2025 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. In den folgenden Jahren müssen sie schrittweise auch den Versand von E-Rechnungen umsetzen.
Eine einfache PDF-Datei gilt nicht als E-Rechnung im Sinne der gesetzlichen Anforderungen, da sie nicht den Kriterien für eine maschinenlesbare und strukturierte elektronische Rechnung entspricht.
Der Gesetzgeber unterscheidet nicht nur zwischen Papier- und E-Rechnungen, sondern erwähnt auch „sonstige Rechnungen“. Dabei handelt es sich um Rechnungen im elektronischen Format, die den vorgeschriebenen Standards nicht entsprechen. Ab spätestens 2028 sind diese Rechnungen nicht mehr zulässig.
Das „Wachstumschancengesetz“ sieht die Einführung der E-Rechnung nur im B2B-Bereich vor, also bei Rechnungen, die zwischen Unternehmen ausgestellt werden. Für den B2C-Bereich, also bei Rechnungen an Privatkunden, ist eine E-Rechnungspflicht derzeit noch nicht vorgesehen.
Die Einführung der E-Rechnung zielt darauf ab, mehr Transparenz zu schaffen, Betriebsprüfungen zu vereinfachen und Steuerbetrug zu verhindern. Obwohl die Implementierung einer E-Rechnungssoftware auf den ersten Blick zusätzlichen Aufwand für Unternehmen bedeutet, bietet sie durch die automatische Rechnungsverarbeitung langfristig das Potenzial, erheblichen manuellen Aufwand einzusparen.
Um die E-Rechnungspflicht effektiv zu bewältigen, sollten Unternehmen eine E-Rechnungssoftware einsetzen, welche vier zentrale Aufgaben erfüllen können: den Empfang von E-Rechnungen, die Erstellung von E-Rechnungen, die Verarbeitung eingehender E-Rechnungen sowie die Archivierung sowohl der ausgehenden E-Rechnungen als auch der zugehörigen Dokumente.
Die wichtigsten Formate sind ZUGFeRD und XRechnung. Bei ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) handelt es sich um ein hybrides Format, das sowohl eine PDF-Datei als auch strukturierte XML-Daten enthält. Die XRechnung beschreibt ein XML-basiertes Format, das den europäischen Normen entspricht und speziell für den öffentlichen Sektor entwickelt wurde.